Podpowiadamy, jak zachować porządek przy biurku. Organizery na kable to dopiero początek!
Bałagan wcale nie poprawia kreatywności
Jest taka obiegowa opinia, że puste biurko to oznaka pustego umysłu, a to nieuporządkowane – kreatywności. Przypisuje się ją Albertowi Einsteinowi. W rzeczywistości jednak w bałaganie pracuje się źle. Czujemy się wtedy zmęczeni, chaotyczni i mało skoncentrowani. Gorzej radzimy sobie ze stresem, a nieporządek na biurku może oznaczać też realny spadek wydajności.
Zagubione dokumenty, zniszczone ważne notatki, zapodziane plany. Też tak masz? W takim razie łap nasze wskazówki, jak zachować porządek przy biurku!
Japońska zasada 5S – jak ją przenieść na własne stanowisko pracy?
Japończycy są mistrzami porządku. Każdy, kto widział program Marie Kondo, dobrze o tym wie. W wielu nowoczesnych biurach funkcjonuje system organizacji pracy zwany 5S. To kluczowa zasada Lean Management, czyli efektywnego zarządzania przedsiębiorstwami. Pochodzi on z Japonii, a jego poszczególne kroki (jest ich 5) to:
- 1S – Sortowanie (Seiri);
- 2S – Systematyka (Seiton);
- 3S – Sprzątanie (Seiso);
- 4S – Standaryzacja (Seiketsu);
- 5S – Samodyscyplina (Shitsuke).
Zasadę 5S stosuje się w firmach produkcyjnych i dużych biurach. Pewne elementy tej metody utrzymywania porządku możesz jednak wprowadzić także samodzielnie, nawet w domowym biurze.
Krok 1: Sortowanie
Chodzi tu o to, by na biurku pozostawić wyłącznie to, co jest Ci potrzebne, tylko w takiej ilości, która jest niezbędna, i tylko wtedy, kiedy używasz danej rzeczy. Koniec z zaleganiem starych notatek, dokumentów czy pustego kubka po kawie.
Co w takim razie zrobić ze zbędnymi rzeczami? Zasada 5S mówi jasno – wyrzucić albo odłożyć do dobrze oznaczonego miejsca, np. do konkretnej szuflady w biurku czy segregatora na półce.
Krok 2: Systematyka
Pod tym określeniem kryje się uporządkowanie wszystkich potrzebnych do pracy rzeczy w czytelny sposób. Powinny one być łatwe do użycia i odłożenia na miejsce oraz tak zorganizowane, by dało się je szybko odnaleźć.
Dokumenty: luzem na biurku trzymasz tylko te, z którymi pracujesz w danej chwili. Resztę odkładasz do pojemników na dokumenty. Powinny one być czytelnie oznaczone według jednego wzoru (np. opis na pojemniku, nalepka itd.).
Dokumenty trzymasz w szafach lub na regałach – sprawdzają się oznaczenia kolorystyczne. Dokumenty, z których korzystasz codziennie, trzymaj najbliżej siebie. Pozostałe – w trudniej dostępnych miejscach.
Szuflady w biurku: to miejsce, gdzie szczególnie ciężko zachować porządek. Przyda się tu segregator albo własnoręcznie zrobione podziałki (np. z pomocą elastycznych czy piankowych przegródek).
Kable i przewody: to prawdziwa zmora każdego biura. Gdy zwisają chaotycznie, wyglądają nieporządnie, a poza tym zawsze jest ryzyko, że ktoś się o nie potknie i zrzuci cenny sprzęt.
Dlatego koniecznym elementem wyposażenia miejsca pracy powinny być organizery na kable. Ułatwiają one utrzymanie porządku, chronią kable przed splątaniem i przypadkowym uszkodzeniem.
Istnieje wiele rodzajów organizerów na kable: opaski zaciskowe, rzepy, uchwyty przyczepiane do mebli. Jednym z najlepszych są oferowane w naszym sklepie organizery spiralne, które zabezpieczają kable przed uszkodzeniami i nadają miejscu pracy schludniejszy wygląd.
Długopisy i ołówki: przechowuj wyłącznie w przeznaczonym do tego pojemniku. Raz na jakiś czas przejrzyj go, aby wyrzucić niepiszące długopisy.
Miejsce na bieżące notatki: nawet gdy prowadzisz notatki online, pod wpływem chwili albo w czasie szybkiej rozmowy najwygodniej jest zapisywać myśli na kartkach. Koniecznie zaplanuj takie miejsce przy biurku.
Może to będzie tablica nad biurkiem albo druciana siatka z miejscem na karteczki post-it? Może naklejane na biurko duże kartki papieru z miejscem na spontaniczne pisanie? Pomysłów jest sporo.
Krok 3: Sprzątanie
To najważniejszy punkt na całej liście. Na nic wszystkie systemy organizacji, sprytne pomysły, internetowe tipy, jeśli nie zachowasz porządku na biurku.
Jak często sprzątać biurko? Najlepiej codziennie po skończeniu pracy. Wyrób sobie dobre nawyki: gdy zamykasz laptopa, umyj kubek po kawie, odłóż dokumenty z biurka do segregatorów, schowaj przybory do pojemników lub szuflady, przetrzyj biurko. Dzięki temu kolejny dzień zaczniesz produktywnie i z nową energią.
Przynajmniej raz w tygodniu zarezerwuj sobie czas na porządne przejrzenie dokumentów i innych rzeczy, wpięcie papierów w segregatory, zamknięcie list zadań. To będzie także czas na poukładanie spraw w Twojej głowie!
Chcesz wiedzieć więcej o zachowaniu czystości w miejscu pracy? Przeczytaj nasz artykuł: Czy wiesz, jak czyścić biurko i fotel biurowy? Wskazówki i najczęstsze błędy
Krok 4: Standaryzacja
To ustalenie czytelnych zasad, które określają organizację Twojego miejsca pracy. Najlepiej, aby spisać je na kartce w listę To-Do – nawet na potrzeby domowego biura. Będzie Ci wtedy o wiele łatwiej utrzymać porządek przy biurku.
Krok 5: Samodyscyplina
Ostatni krok to samodyscyplina. Chodzi o wyrobienie nawyków i przyzwyczajeń. Tak, do dbania o porządek na biurku też można się przyzwyczaić! Tak jak z każdym nawykiem – zajmuje to ok. 3 tygodni, ale codzienna praca nad sobą i metoda małych kroków na pewno Ci w tym pomogą.
Jeśli masz ochotę na więcej informacji o tym, jak dobrze urządzić miejsce do pracy i jak dbać o porządek przy biurku, zapraszamy do lektury naszego artykułu: Czym jest wellbeing w biurze? Jak pracować, by dobrze się czuć?